Privacy.

Notes on data processing

Data protection information according to Art. 13, 14 EU Data Protection Regulation (DSGVO)

1. name and contact details of the controller and the company data protection officer

This privacy notice applies to data processing by:

Responsible

Xient GmbH

Yavuz Yildiz

Werkstättenstrasse 19

51379 Leverkusen

E-mail: info@xient.de

The company data protection officer of Xient GmbH can be reached at the above address, or at Yavuz.Yildiz@xient.de.

2. collection and storage of personal data as well as type and purpose and use thereof

In the course of personnel selection, Xient GmbH receives personal data from potential candidates in the following ways:

- Applicants submit their application documents via the career websites

- Applicants submit their application documents by e-mail

- Applicants submit their application documents by e-mail after being contacted by Xient GmbH within the framework of active sourcing

- The application documents are submitted by a personnel consultant

The purpose of data collection and processing in the context of personnel selection is:

- The acquisition of employees

- Filling vacancies

- Checking the suitability of candidates for the advertised position

- Making hiring decisions

The following categories of personal data are processed in the personnel selection process:

- Personal data (e.g. name)

- Contact details (e.g. address, telephone number, e-mail address)

- Data on education and vocational training (school education, final certificates, previous employers)

- Account details (IBAN, BIC) for the purpose of reimbursement of expenses incurred during an interview,

- a valid e-mail address,

- Address,

- Telephone number (landline and/or mobile),

- Candidate photo

The collection of this data takes place,

- to be able to identify you as our candidate/applicant;

- to be able to advise you appropriately;

- for correspondence with you;

- for the proficiency test

The data processing is carried out in response to your request and is necessary according to Art. 6 para. 1 p. 1 lit. b DSGVO for the aforementioned purposes for appropriate processing and mutual fulfillment in the context of personnel selection.

Bei einer Bewerbung über die Xient-Karrierewebseite müssen BewerberInnen sich im OnlineBewerbungstool registrieren und ein persönliches Nutzerkonto einrichten. Hierbei ist die Angabe personenbezogener Daten wie der Name, die Kontaktdaten, sowie Angaben zum Geburtsdatum und Werdegang zur Durchführung des Registrierungsprozesses und zur Verwaltung des individuellen Nutzeraccounts erforderlich. Bei Registrierung, Anmeldung und Nutzung des Nutzerkontos werden auch die IP-Adresse des Nutzers und der Zeitpunkt der jeweiligen Nutzung erfasst. Ein berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f EU DS-GVO ergibt sich für Xient GmbH aus Sicherheitsgründen (z.B. Schutz vor Missbrauch, unbefugte Nutzung).

Die für die Personalauswahl von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden 6 Monate gespeichert und danach gelöscht, es sei denn, dass wir nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus HGB, StGB oder AO) zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind oder Sie in eine darüberhinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben.

3. disclosure of data to third parties

Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den im Folgenden aufgeführten Zwecken findet nicht statt. Soweit dies nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung unter bestimmen Voraussetzungen mit Ihnen erforderlich ist, werden Ihre personenbezogenen Daten an Dritte weitergegeben. Hierzu gehört insbesondere die Weitergabe an interessierte Unternehmen und Projekte. Die weitergegebenen Daten dürfen von dem Dritten ausschließlich zu den genannten Zwecken verwendet werden. Darüber hinaus nutzt Xient GmbH nutzt auch externe IT-Dienstleister.

Allgemeine IT-Dienstleister: Xient GmbH nutzt externe Dienstleister, die allgemeine ITDienstleistungen oder IT-Systeme bereitstellen, die im Rahmen des allgemeinen Geschäftsbetriebs eingesetzt werden. Hierzu gehört bspw. der Betrieb des Systems zur internen und externen (E-Mail)-Kommunikation.

4. data subject rights

Recht auf Auskunft: Sie können jederzeit von Xient GmbH Auskunft darüber verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten über Sie gespeichert sind. Die Auskunftserteilung ist kostenfrei. Das Recht auf Auskunft besteht nicht oder nur eingeschränkt, wenn und soweit durch die Auskunft geheimhaltungsbedürftige Informationen offenbart würden, bspw. Informationen, die einem Berufsgeheimnis unterliegen.

Right to rectification: If personal data stored by Xient GmbH is incorrect or incomplete, you have the right to request that Xient GmbH correct this data at any time.

Recht auf Löschung: Sie haben das Recht, von Xient GmbH die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn und soweit die Daten für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr benötigt werden oder, wenn die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, und Sie die Einwilligung widerrufen haben. In diesem Fall muss Xient GmbH die Verarbeitung der personenbezogenen Daten einstellen und diese aus seinen ITSystemen und Datenbanken entfernen. Ein Recht auf Löschung besteht nicht, soweit die Daten aufgrund einer gesetzlichen Pflicht nicht gelöscht werden dürfen oder aufgrund einer gesetzlichen Pflicht verarbeitet werden müssen; die Datenverarbeitung erforderlich ist zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Right to restriction of processing: You have the right to request that Xient GmbH restrict the processing of your personal data.

You are welcome to assert all of the data subject rights described above by e-mail:

Duration of data storage:

Bewerbungsdaten, mit denen KandidatInnen sich auf eine ausgeschriebene Stelle beworben haben, werden 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht. Nutzeraccounts im Online-Bewerbungstool werden bei Deregistrierung durch die KandidatInnen, auf schriftliche Anforderung der KandidatInnen oder bei einer Inaktivität von 12 Monaten gelöscht. In Einzelfällen kann sich die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist darüber hinaus verlängern, wenn bspw. die Informationen zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen auch nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist benötigt werden.

5. right of objection

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an Yavuz.Yildiz@xient.de.

Yavuz Yildiz

Managing Director
T: +49 221 / 165 33 980
yavuz.yidiz@xient.de